회사는 직원을 문서 작성 능력으로 평가한다!
『문서작성의 기술』은 회사 업무에서 문서 작성이 왜 중요한지, 상사가 원하는 문서가 어떤 것인지 등 짧고 강한 문서를 효과적으로 작성하는 방법을 실무 사례를 통해 배운다. 그동안 저자가 많은 시행착오를 겪었던 과정 속에서 알게 된 여러 가지 노하우, 어떻게 하면 좋은 문서, 어떻게 하면 짧고 강한 문서를 만들어 낼 수 있는지 직장인들이 궁금해 하는 비즈니스 글쓰기의 노하우가 담겨져 있다.
이 책에서 저자는 문서는 생각의 결과이자 과정이어야 한다고 강조한다. 문서가 반드시 가져야 하는 예절, 즉 ‘짧으면서 강력한 메시지’를 가지고 있어야 한다는 것. 이에 효율적으로 생각하고 전략적으로 생각할 수 있는 과정 속에서 문서는 더욱 강력해질 수 있다고 말한다. 쉽고 간결하게 글쓰는 방법, 논리적이면서 흥미진진한 문서의 구성방식, 선배들도 잘 알려주지 않는 편집의 기술 등을 공개한다.
직장인들이 하는 모든 일은 결국 '문서작성'과 연관되어 있다. 하지만 문서작성에 대해 공포증을 앓고 있는 직장인이 무려 75%를 차지하고 있다고 한다. 생각과 아이디어가 제 아무리 뛰어나다 할지라도 이를 한 장의 완벽한 문서로 만들어 내지 못하면 그는 자신의 능력을 제대로 평가받을 수 없는 것이 사실이다. 어떤 문서가 퍼펙트한 보고를 가능하게 해주는 컴팩트한 문서일까?
이 책에는 그동안 저자가 많은 시행착오를 겪었던 과정 속에서 알게 된 여러 가지 노하우, 어떻게 하면 좋은 문서, 어떻게 하면 짧고 강한 문서를 만들어 낼 수 있는지 직장인들이 궁금해 하는 비즈니스 글쓰기의 노하우가 담겨져 있다.
이 책에서 다음 3가지의 내용을 강조한다.
첫째, 문서를 잘 쓰지 못하면 벙어리가 된다.
회사에서 성공하고 싶은가? 세상에서 성공하고 싶은가? 그러면 문서를 잘 쓸 수 있어야 한다. 회사에서 일 잘한다고 평가받는 사람들 치고, 문서를 못 쓰는 사람은 없다. 아무리 뛰어난 아이디어가 있어도 문서에 그 내용을 담아내지 못하면 그 아이디어는 자신만의 공허한 메아리로만 남게 되기 때문이다.
둘째, 문서는 생각의 결과이자 과정이어야 한다.
문서가 반드시 가져야 하는 예절! ‘짧으면서 강력한 메시지’를 가지고 있어야 한다. 하지만 짧고 강한 문서는 쉽사리 나오는 게 절대 아니다. 효율적으로 생각하고 전략적으로 생각할 수 있는 과정 속에서 문서는 더욱 강력해질 수 있다는 것을 잊지 말아야 한다.
마지막, 문서작성에 왕도(王道)는 없다.
어느 날 갑자기 자신의 문서작성 능력이 높아진다는 것은 있을 수 없는 일이다. 많이 써보고, 좋은 문서를 많이 읽어보고, 많이 생각해 보며, 상사와 많은 교류를 하는 과정에서 점점 당신의 문서는 짧아지고 강력해진다.
최고의 비즈니스 문서는 어떻게 작성되는가?
문서가 가지는 진정한 의미와 본질과 짧고 강한 문서가 왜 중요한지를 알고 싶으면 Part 01을 보라. 문서 작성이 왜 중요한지, 상사가 진정으로 원하는 문서는 어떤 것인지를 알게 된다. 짧고 의미 있는 문서를 쓰기 위해 어떤 준비와 고민을 해야 하는지를 알고 싶으면 Part 02를 보라. 효율적인 생각과 고민하는 방법을 통해서 쉽고 간결하게 글쓰는 방법을 알게 된다. 문서의 내용을 보다 강렬하며 매력적으로 구성하는 방법을 알고 싶으면 Part 03을 보면 된다. 논리적이면서 흥미진진한 문서의 구성방식을 알게 된다. 문서를 좀 더 시원하고, 완결성 있게 만드는 방법을 알고 싶으면 Part 04를 보라. 선배들도 잘 알려주지 않는 편집의 기술과 완벽한 검토를 통한 무결점의 문서를 만드는 방법을 알게 된다.
책속으로 추가
먼저 ‘일관성’에 대해 알아보자. 문서에서는 전체적으로 하나 된, 즉 일관된 메시지를 담고 있어야 한다. 다루고 있는 내용들이 제 각각 따로 움직이는 모양새를 띄고 있는 “그때그때 달라요.”형의 메시지 배열은 전체적으로‘일관성’이 상당히 떨어지게 되므로 문서의 신뢰도가 많이 떨어지게 된다. 예를 들어, 머리는 사람인데 팔은 원숭이고 다리는 돼지고, 몸통은 나무로 구성되어 사람도 아닌 것이 동물도 아니고, 동물도 아닌 것이 식물도 아닌 상태의 괴상한 생명체로 되지 않을까 싶다.
다음으로 ‘집중성’이다. 단적으로 표현하면 전체적으로 하나된 메시지에 올인All-In한다는 것이다. 전체적인 내용들이 하나의 큰 주제를 지원하는 일관성이 있는 배열이 만들어지게 되면 하나의 목표를 계속해서 집중 사격하는 체제가 만들어지게 되면서 설득력이 더욱 높아질 수 있다. 2~3가지를 동시에 공격하는 것이 아니고, 하나에 초점을 맞추어 모든 힘과... 노력을 한 곳에 모을 수가 있어서 문서가 가진 파괴력과 관통력은 더욱 높아질 수 있다. --- p.157 「일관성과 집중성의 묘약, 논리 피라미드」
연간 사업기획이나 제품기획, 광고기획에 대해 요약 보고를 할 때 문서를 읽게 되는 상사 특히나 경영진과 같은 고위층 임원들은 ‘핵심문제 - 목표 - 전략’의 순서를 선호한다는 것을 명심해야 한다. 즉, 바꿔 말하면‘핵심문제 - 목표 - 전략’, 이 세 가지가 전략적인 접근의 핵심순서라고 볼 수 있다는 것이다. 종종 문서를 받아보는 입장에서 봤을 때 ‘상사도 알고, 실무자도 아는’ 그야말로 뻔한 상황만을 가지고서 내용을 채우는 경우의 문서는 아무런 매력이 없다. 문서의 고객, 더 넓게 보면 업무 지시자가 원하는 건 바로 “그래서 문제가 뭐고, 어떻게 하겠다는 얘기냐?”이다. 문서 작성의 달인들은 고객의 요구사항을 절대로 놓치지 않는다. 왜냐하면 진정한 해답이 그 속에 있다는 것을 누구보다 잘 알고 있기 때문이다. --- p.172 「전략적인 접근을 시도 ‘핵심문제 - 목표 - 전략’」
Part01 제발 대학에서 글쓰기 공부 좀 시켜 주시기 바랍니다
문서가 왜 중요한지를 아예 모르는구만!
그냥 말로 하면 되지, 왜 자꾸 굳이 쓰라고 하는지 모르겠어요
문서! 우습게 보지 마라
그럼 아무때나 막 써도 되는거예요?
제발 대학에서 글쓰기 공부 좀 시켜주세요
“문서 작성을 말로 배웠습니다” 아직도 너무나 부족한 우리의 문서들
상사가 죽이고 싶어 하는 문서
TIP! _ 네비게이션의 전략을 아십니까?
고기도 많이 먹어 본 놈이 잘 먹는 거고, 문서도 많이 써본 놈이 잘 쓰는 거야
어려운 내용을 쉽게 써야 제일 좋은 문서
문서작성에 왕도는 없다
Part02 당신 말이야! 종이에 글자 있으면 문서라고 생각하나?
이거 완전히 다른 내용을 써 놨네?
문서 작성 네비게이션
현문우답(賢問愚答)
최초 1도 이론
상사는 처음부터 모두 알려 주지 않는다
비즈니스 최고의 적(敵) ‘거시기’
TIP! _ 지식의 저주를 아십니까?
‘거시기’를 이기는 디코딩 스킬(Decoding Skill)
TIP! _ 수명업무 처방전
TIP! _ 신화 ‘이카루스의 날개’ 속에서 찾아본 맹목적인 열정
이 문서 완전 ‘허당’이구만...
문서의 진짜 고객을 찾아라
TIP! _ 의문경탄호
제발! 전략...적이고 체계적으로 보란 말이야!
체계적인 생각 속에 짧아지는 문서
통합적인 사고의 기본 MECE
통합적인 사고에 따라 붙는 분석적 사고
시간의 흐름에도 MECE가 있다
Part03 당신 말이야! 사실과 생각을 나열하기만 하면 문서라고 생각하나?
지금 나랑 상담하자는 거야? 아니면 보고하자는 거야?
문서를 통해 상담하려 하지 마라
TIP! _ 상사는 문서를 들고 와서 상담을 시도하려는 경우를 너무나 싫어한다
‘요약 공학’이 있다는 것을 아십니까?
TIP! _ 제대로 된 요약은 새로운 그림을 만들어 낸다
이거 도대체 뭘 강조하는 거야? 앞뒤도 안 맞고
배열의 힘을 믿어라
추억속의 단어, 수미쌍관
일관성과 집중성의 묘약, 논리 피라미드
논리 피라미드 속 3단 논법의 예시
기본이어서 더욱 강력한 ‘서론 - 본론 - 결론’
전략적인 접근을 시도 ‘핵심문제 - 목표 - 전략’
점점 구체적으로 파고들어 가는 ‘취지 - 개요 - 세부 안’
합리적인 사태해결을 위한 ‘정 - 반 - 합’
시간의 흐름을 살리는 ‘단기 - 중기 - 장기’
과학적인 접근을 하는 ‘가설 - 조사 - 검증’
일부의 내용을 전체사실로 확대시키는‘사례-일반화-결론
자네, 내가 이걸 다 읽을 거라고 생각하나?
CEO가 좋아하는 문서의 구성방식 Why-What-How
TIP! _ 도저히 줄이지 못할 때 쓰는 방법 _ Executive Summary
문서의 본질을 알자(회사에서 흔히 쓰는 문서의 유형별 강조점)
TIP! _ 문서 내용구성 체크 리스트
별첨의 힘을 우습게 보지 마라
Part04 당신 말이야! 쓰기만 하면 문서라고 생각하나?
할 말이 많으면 그냥 쓰지 말고, 표현을 하란 말이야
문서가 가져야 하는 기본 예절 3가지
글자와 숫자가 많으면 상사는 눈 뜬 장님
오고가는 이미지 속에 싹 트는 공감대
‘숫자와 글자’들은 기필코 마사지(Massage)
TIP! _ ‘원시자료’ 중심의 표현과 ‘그래프형, 도해형 표현’과의 차이
자네 문서만 보면 속이 울렁거려(문장의 칠거지악)
문장의 칠거지악 1 | 지나친 중복으로 인하여 쓸데없이 긴 문장
TIP! _ 링컨의 ‘게티스버그 연설’의 전문과 그 의의
문장의 칠거지악 2 | 어려운 단어, 전문 용어들로 이루어진 문장
TIP! _ 비즈니스 단어들
문장의 칠거지악 3 | 끝의 형태가 서로 다른 구미호형 문장
문장의 칠거지악 4 | 단어의 허리가 잘리는 잔인한 문구
문장의 칠거지악 5 | 내용상 구분이나 위계가 전혀 없는 빽빽하고 촘촘한 문장
문장의 칠거지악 6 | 특이한 서체로 쓰여진 문장
문장의 칠거지악 7 | 잘못된 숫자가 난무하는 문장
TIP! _ 글머리 기호
조금만 더 신경 썼으면 좋았을 것을
글자에게 새 생명을
숫자에게 새 생명을
TIP! _ ‘제목’을 잘 붙여야, 내용이 ‘제 몫’을 한다
정리의 마술, 박스에 담아라
여백은 쉬어가는 공간이자, 약속된 틀
시작을 멋있게 했으면 마무리도 깔끔하게 해야 한다
당신 이거 쓰고 나서, 한 번이라도 다시 읽어 봤어?
상사의 입장에서 문서를 최종 검토해라
최고경영자의 의지와 생각이 사원급 실무자에게 전달되는 과정에서 단계별로 최초의 의도나 요구사항이 왜곡되거나 상쇄된다. 결국 최종 실무자가 문서를 작성하거나 업무를 추진하는 데는 최초 메시지의 20% 정도만이 전달되는 경우를 보인다고 한다. 실제로 기업활동에서도 이러한 경우가 많은 것이 사실이다. 이는 그 누구의 잘못도 아니다. 원래 정보라는 것은 단계를 거침에 따라서 그 의미가 퇴색되고 다른 정보와 섞여가면서 희석되기 마련이다. 그러므로 그 정보를 분석하고 원천적인 배경을 계속해서 되물어 보려는 노력이 끊임없이 일어나야 한다. 그 과정에서 정보가 지식이 되고, 그 지식이‘가치Value’로 바뀌게 된다. 문서를 작성함에 있어서도 이 문서가 왜 필요한 것인지, 최고 의사결정자는 도대체 뭘 원하는 것이고 어떤 내용의 문건을 보고 결정하고 싶은 것인지를 항상 묻고 또 물어야 한다. --- p.63 「현문우답(賢問愚答)」
업무와 관련된 모든 정보와 사실들을 객관적이고 체계적으로 분석하고 난 이후에 써진 문서가 진정 훌륭한 문서가될수있다.“ 일단 쓰다보면 생각이 정리되겠지.”하는 안일한 생각에서 나온 문서들은 거의 대부분이 말이 길어지고, 핵심이 덜 중요한 얘기들에 묻혀 밖으로 표출이 되지 않게 된다. 아마 쓰는 당사자도 문서를 쓰는 데에 급급하여 그나마 자신이 생각했던 중요한 사항들이 어떤 것이었는지를 잊어 버리게 될 확률이 높다.
앞 장에서‘문서는 생각과 고민의 결과물’이라는 내용을 누누이 강조해 왔다. 문서를 쓰기 전에 치열한 고민과 생각을 해야 하는 것은 요리를 하기 전에 그 요리에 들어가게 될 좋은 재료를 고르고서 다듬는 행위와 같다. 한번 생각해 보자. 최고 일류요리사는 단순히 맛을 잘 내는 사람이 절대 아니다. 고기는 어떤 부위를 써야 하는지, 어떻게 다듬고 어떻게 숙성을 시켜놓아야 하는지를 알고 있으며, 채소는 어떤 것을 어떻게 다듬어 놓고, 어떤 것을 먼저 볶아야 하는지를 알고 있고 이에 많은 시간을 들여서 준비한다. --- p.96 「체계적인 생각 속에 짧아지는 문서」
엄청난 양의 지식과 정보가 쓰나미와 같이 밀려오고 우리를 덮치고 있다. 특히 비즈니스 맨들에게는 그 강도가 더욱 심하게 몰려오고 있다. 불과 10여년 전만 하더라도 많은 정보가 자산이 되었지만, 지금 그리고 앞으로는 정보가 넘쳐날 정도로 많다는 것은 오히려 불확실성을 높이는 장애물이 될 것이다. 오히려 기업의 경영에 있어 걸러지지 않은 많은 정보와 사실들은 일명 쓰레기 'Garbage'라고 불리면서 죄악으로 취급받고, 걸러지고 요약된 정보가 진짜 도움되는 정보라는 의견이 대두되고 있다.
‘넘치는 것은 모자란 것만 못하다.’는 얘기가 딱 이 꼴을 그대로 표현해 준다. 고급 정보는 강력하지만 단순해야 한다는 동전의 양면이 가지는 성질을 가지고 있다. 정말 중요하지만 너무나 복잡한 상태로 가만히 놔두면 그 값어치는 떨어지게 된다는 뜻을 가지고 있는 것이다. 따라서 문서에 담게 되는 내용은 당연히 짧고 단순하고 명쾌해야 한다. 그렇지 않고 주절주절 쓰고 논리가 제대로 형성되어 있지 않으면 그 내용이 가진 가치는 눈 녹듯이 사라지고 종이 뒤로 스며들어 아무런 존재가치가 없어진다. --- p.139 「‘요약공학’이 있다는 것을 아십니까?」
상사가 가장 알고 싶어 하는 내용 그리고 상사가 이 과제에 대해서 알고 있는 지식의 수준을 바탕으로 흐름을 다시 배열하는 것인데, 이때에 진정한 고객 중심의 사고가 일어나게 되며 전략적인 접근이 반드시 필요한 단계이다. 앞 단계에서 아무리 생각의 정리를 잘했다 하더라도 그 생각이 자신만이 가지고... 있는 공허한 메아리로 전락한다면 아무런 의미가 없게 된다.
원활한 커뮤니케이션은 자기의 생각을 훌륭히 가지고 있는 것뿐만 아니라, 상대방의 입장에서 쉽고 빠르게 알아 들을 수 있도록 배려하는 것이 가장 중요하다. 따라서 말을 잘하고, 상대방을 잘 설득할 수 있는 사람들의 비결은 바로 상대방의 입장에서 이야기를 풀어가는 전략을 쓰는 데에 있다.
--- p.147 「배열의 힘을 믿어라」
박혁종 [저]
기업체 교육훈련 전문가로 CJ인재원, POSCO Global Leadership Center, 현대자동차 그룹 등 대기업에서 약 16년간 HRD(Human Resources Development) 분야의 Specialist로 재직하였다. 현재는 ‘Bandwagon(밴드웨건)’이라는 Business Skill 연구소를 만들어 삼성, LG 등 국내 및 해외 굴지의 회사 직원들을 대상으로 코칭, 메시지 스킬, 기획력, 리더십 등을 주제로 컨설팅 및 강의를 하고 있다.
E-mail : bandwagon402@naver.com
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