보고서, 한 장으로 요약하고 로지컬하게 완성한다
삼성전자에서 15년간 진행한 ‘한 장 요약 및 보고서 작성’ 특강!
수집한 자료들을 한 장으로 요약하고, 보고서를 로지컬하게 완성하는 비결을 담은 책. 기획 및 보고서 분야 최고 전문가인 길영로 소장이 25년간 기업과 연구소 등에서 가르쳐온 보고서 작성 노하우를 담았다. 특히 이 책은 삼성전자 직원들을 대상으로 15년간 진행한 ‘한 장으로 요약하는 법(One Page Summary Skill)과 보고서 작성법’ 강의의 내용을 체계적으로 정리한 결과물이다.
회사는 수많은 문서들로 가득한 곳이다. 보고서·기획서·품의서·제안서 등 회사에서 사용하는 대다수 문서들은 윗선에 그 내용을 알리고, 승낙을 받기 위해 존재한다. 보고하는 사람은 수집한 자료와 근거들이 하나라도 빠질까 노심초사하지만, 상사는 제목과 요약본만 보고도 채택 여부를 결정할 수 있는 보고서를 원한다. 어떻게 써야 할까? 그 답이 이 책 속에 있다.
내가 전달하고 싶은 게 무엇인지 생각하지 마라
상대방이 무엇을 알고 싶어 하는지를 생각하라
비즈니스 문서를 작성하는 이유는 무엇인가? 특히 보고서나 기획서를 작성하는 1차적인 이유는 무엇인가? 자신의 의도를 전달하여 상사나 클라이언트로부터 오케이 사인을 받기 위해서다. 보고서를 작성하면서 실무자들이 흔히 저지르는 실수가 있는데, 바로 자신이 처한 상황만을 생각하면서 글을 쓰는 것이다. 다시 한 번 강조하지만, 보고서를 작성하는 1차적인 목적은 상사로부터 오케이 사인을 받는 것이다. 상사나 클라이언트로부터 승낙을 받으려면 자신이 처한 상황, 즉 ‘내가 상대방에게 무엇을 전달한 것인가?’를 고민하기보다 ‘상대방이 무엇을 듣고 싶어 하는가?’ ‘상대방이 무엇을 알고 싶어 하는가?’를 생각해야 한다. 상대방의 의도를 정확히 파악하지 못하면 보고서를 제대로 작성할 수 없다.
상사나 클라이언트가 보고서에서 듣고 싶고 알고 싶은 내용은 크게 세 가지다. 첫째는 일의 ‘목적’이고, 둘째는 목적을 달성했을 때의 ‘성과(아웃풋)’이며, 셋째는 목적을 실현하고 성과로 이어지는 ‘로직’이다. 보고서에 담긴 내용대로 일을 추진함으로써 이루려는 ‘목적’, 그 목적을 달성함으로써 얻을 수 있는 구체적인 ‘성과’, 목적을 달성하고 성과로 연결하는 ‘로직’이 명확해야 보고서 통과의 가능성도 비약적으로 높아질 수 있다.
무엇을, 왜, 어떻게 할 것인가
피라미드 구조를 활용해 한 장으로 요약하라
보고의 상대방이 알고 싶어 하는 내용을 구체적으로 풀어내기 위해서는 ‘무엇을(What)’ ‘왜(Why)’ ‘어떻게(How)’ 할 것인지를 분명히 해야 한다. ‘무엇을(What)’은 일의 범위를 묻는 질문이다. ‘무엇을 해야 하는가?’ ‘무엇을 알아야 하는가?’에 대해 분명히 답할 수 있어야 한다. ‘왜(Why)’는 일의 본질을 묻는 질문이다 ‘왜 해야 하는가?’ ‘왜 알아야 하는가?’에 답할 수 있어야 한다. ‘어떻게(How)’는 실행해서 성과를 낼 수 있느냐는 물음이다. ‘구체적으로 어떻게 추진하면 되는가?’에 답할 수 있어야 한다.
이상의 물음에 답하기 위해 활용할 수 있는 도구가 바로 ‘피라미드 구조’다. 피라미드 구조는 무엇을, 왜, 어떻게 할 것인지를 로지컬하게 정리할 때 사용하는 도구다. 바바라 민토가 개발한 피라미드 구조에 대해서는 이미 많은 사람들이 알고 있다. 그러나 제대로 활용하는 사람은 사실상 흔치 않다. 구조는 단순하지만 활용법이 만만치 않기 때문이다. 이 책은 피라미드 구조로 로직을 작성할 때 현장의 실무자들이 꼭 알아야 할 간단하고 명확한 원칙들만을 다룬다. 대다수 실무자들에게 필요한 것은 복잡한 로직이 아니라 단순하고 분명한 로직이기 때문이다. 이와 함께 바바라 민토가 다루지 않은 ‘한 장으로 요약하는 기술’에 대해서도 상세하게 다룬다.
제목요약본목차본문,
보고서 작성의 기본원칙에 따라 작성하라
대부분의 실무자들이 보고서 작성의 원칙을 제대로 알지 못한 채 이전의 경험만을 바탕으로 작성한다. 일상적으로 보고서를 작성하면서도 원칙을 정확히 모르는 경우가 많다. 그래서인지 보고서를 작성할 때마다 힘들어하고 시간도 많이 걸린다. 그러나 보고서에 담겨야 할 항목과 순서, 작성 방법을 사전에 정확히 파악해두면, 보고서 쓰는 일이 이전보다 한결 수월해진다.
보고서는 크게 ‘제목→요약본→목차→본문’의 순서로 작성한다. 가장 먼저 등장하는 것이 제목이다. 제목은 상대방이 제목만 보고도 어떤 내용이 담겨 있는지 알 수 있도록 작성해야 한다. 그러려면 제목에 보고의 ‘목적’과 ‘범위’가 반드시 들어가야 한다. 제목 다음에는 ...보고의 전체 상을 이해할 수 있도록 요약본(Executive Summary)을 넣는다. 그 다음은 목차다. 상사는 목차를 보고 실무자가 어떻게 일을 시작하고 끝맺을 지를 확인하고 판단한다. 목차까지 작성한 뒤에는 본문을 작성한다. 본문은 ‘원 페이지 원 메시지’ ‘헤드메시지와 수직적 논리’라는 두 가지 원칙을 지키며 작성하면 된다.
사회인라면 누구나 보고서·기획서·제안서 등의 문서를 작성하는 상황을 만나게 된다. 자신이 전하려는 메시지를 정확하게 전달하고, 상대방으로부터 오케이 사인을 받기 위해서는 보고서 작성의 원칙이 완전히 몸에 붙게 만들어야 한다. 비즈니스 세계는 프로 스포츠 세계와도 비슷하다. 미리 연습해서 실전에 대비하지 않으면 경쟁에서 이길 수 없다. 선택받지 못하면 도태될 수밖에 없다. 경쟁에서 살아남기 위해서는 실무자 스스로 자신을 즉시 사용 가능한 전력으로 만들어야 한다. 어느 업종에서 무슨 일을 하건, 이 책에서 다루는 ‘한 장으로 요약하는 법’과 ‘보고서 작성법’이 실무자의 실전 경쟁력을 높이는 핵심 능력이 되어줄 것이다.
머리말
1. 핵심 요소를 파악하라
목적을 명확히 하라
누가 무엇을 알고 싶어 하는지 생각하라
목적을 실현했을 때의 아웃풋을 그려라
몰랐던 팩트를 만났다면 자신을 부정하라
주장을 하려면 근거를 확보하라
결론은 과제에 대한 답변이다
What·Why·How를 명확히 하라
2. 한 장으로 요약하라
실무자에게 로직이란 무엇인가
피라미드 구조로 로직을 구성하라
MECE로 중복과 누락을 방지하라
So What/Why So로 논리의 비약을 없애라
비즈니스 논리력을 강화하라
피라미드 구조를 실무에 적용하라
상사와 문제인식이 다를 때는 해설형 패턴으로 대응하라
상사와 문제인식이 같을 때는 병렬형 패턴을 활용하라
요점들을 논리적인 순서로 연결하라
연결한 요점들을 한 장으로 요약하라
3. 로지컬하게 작성하라
제목에 일의 본질과 범위를 담아라
목차를 이용해 논리의 흐름을 밝혀라
원 페이지 원 메시지로 이해도를 높여라
헤드메시지와 수직적 논리로 보고서를 단순화 하라
컬러와 차트의 활용법을 생각하라
보고서 작성을 위한 글쓰기 원칙 1
보고서 작성을 위한 글쓰기 원칙 2
보고서를 작성하기 위해서는 과제와 관련된 정보를 수집해서 팩트와 데이터를 분석해야 한다. 수집한 자료를 분석하다 보면 엄청난 시간과 노력이 필요하다. 때때로 머리에 쥐가 날만큼 힘이 들 때도 많다. ‘내가 무엇을 전달할까’를 생각하는 사람은 그때까지 들인 시간과 노력이 아까워서 분석한 자료를 보고서에 몽땅 끼워 넣는다. 일을 많이 했다고 생색을 낼 생각인지, 뒤에 첨부하면 그만인 자료까지 보고서 본문에 싣는다. 그러다보니 보고서의 양이 쓸데없이 많아진다.
그러나 ‘누가 무엇을 알고 싶어 하는가’를 생각하는 사람은 시간과 노력을 들여 만든 자료를 아까워하지 않는다. 보고의 목적, 상사의 의도나 지시사항과 관련 없는 자료들은 전부 버린다. 상대방이 무엇을 알고 싶어 하는지, 무엇을 듣고 싶어 하는지를 생각하면 분량이 자연스레 줄어든다. 양이 많다고 좋은 게 아니다. 오히려 보고를 받는 사람 입장에서는 읽어야 할 분량이 많으면 짜증부터 난다.
_‘누가 무엇을 알고 싶어 하는지 생각하라’ 중에서
비즈니스 커뮤니케이션은 일상생활에서 지인들과 다과를 즐기며 나누는 담소와는 다른 면이 많다. 특히 보고는 조직 내 상하관계에서 이루어지는 수직적 커뮤니케이션이다. 국어사전에서 보고를 찾아보면 ‘일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알리는 일’이라고 나와 있다. 실무자가 보고를 할 때, 구두보고건 문서보고건 상관없이 반드시 명확히 해야 할 두 가지가 있다. 그래야 자신의 메시지를 상사에게 제대로 전달할 수 있다. 그 두 가지는 바로 상사로부터 부여 받은 ‘과제’와 ‘과제에 대한 답변’이다. 어느 회사의 사장이 TF팀을 신설하고 다음과 같은 과제의 보고를 요청했다고 하자.
“50~60대를 타깃으로 한 시니어 최적화 서비스를 개발해야 하는가?”
3개월 동안 그 팀은 다양한 정보를 취합하고 분석해서 결론을 내린 뒤에 사장에게 다음과 같이 보고했다.
“시니어 최적화 서비스를 개발하려면 먼저 사업의 수익성과 경쟁사 동향을 충분히 분석해야 합니다. 사업 수익성 측면에서는 이런 점들을 검토해야 하고, 경쟁사들은 저런 점들을 실시하고 있습니다.”
결론을 보고 받은 사장의 심정이 어떨까? 나라면 짜증부터 날 것 같다. 과제와 답변의 정합성이 없다. 사장이 듣고 싶어 하는 답변은 무엇일까? 바로 ‘예스’ 또는 ‘노’다.
_‘결론은 과제에 대한 답변이다’ 중에서
So What은 “그러한 사실들로부터 무엇을 알아낼 수 있지?” 하고 스스로 자문자답하며 메시지를 도출하는 과정이다. 지금 현재 손에 쥔 정보, 즉 팩트로부터 핵심 요소를 추출하는 작업이다. 팩트로부터 메시지를 도출하고 발견하는 과정이기 때문에 ‘팩트파인딩(Fact-finding)’이라고도 부른다.
이에 비해 Why So는 “왜 그렇다고 말할 수 있지?” “왜 그런 결론을 도출할 수 있지?” “왜 그런 메시지를 도출할 수 있지?” 하고 자문자답하면서 도출한 메시지의 이유나 근거를 캐는 과정이다. So What으로 도출한 메시지를 검증하는 작업인 셈이다. 즉, So What을 거쳐 도출한 메시지에 대해 “Why So?” 하고 질문을 던지면, 현재 손에 쥔 팩트들로 이유나 근거를 명확하게 설명할 수 있어야 한다.
_‘So What/Why So로 논리의 비약을 없애라’ 중에서
“무엇을 위해 어떤 보고서를 만들려고 하는가?”
이 질문에 대한 답이 바로 제목이다. 그 답은 ‘목적’과 ‘범위’에서 찾을 수 있다. ‘무엇을 위해’에 대한 답이 목적이다. 목적은 일의 본질이다.‘어떠한 보고서를 만들려고 하는가’에 대한 답은 일의 범위다.
CEO들이 제목을 통해 알고 싶어 하는 것은 ‘일의 본질, 즉 목적이 무엇인가’ ‘일의 범위...가 무엇인가’ 두 가지다. 따라서 실무자는 보고를 할 때 ‘무엇을 위해 무엇을 하고자 하는가’를 명확히 해야 한다. 그런 이유로 제목을 잡을 때는 가급적 ‘~을 위한 ~(안)’ ‘~을 위한 ~보고서’의 형태로 잡는 것이 좋다. 앞부분에 일의 목적을 기술하고, 뒷부분에 일의 범위를 적는다.
_‘제목에 일의 본질과 범위를 담아라’ 중에서
길영로 [저]
창조공학연구소 소장. 경희대학교 언론정보대학원 겸임교수. 성균관대학교 산업심리학과를 졸업하고 SK그룹 경영기획실, 홍보실, 아카데미에서 직장생활을 했다. 비즈니스 교육 전문가이자 컨설턴트로 제2의 인생을 시작한 이후에는 막강한 논리와 청중을 사로잡는 화법으로 순식간에 최고의 위치에 올랐다. 삼성, LG, SK, 포스코, NHN을 비롯한 다수의 기업과 국가과학기술인력개발원(KIRD), 경희대학교 등 연구소와 대학교에서 직장인과 학생들을 대상으로 강의해왔고, 교육에 참가한 인재들로부터 열렬한 지지를 받아왔다. 그에게 있어 가장 중요한 개념은 ‘논리’다. 역사를 움직인 거인들, 세계적인 성공을 거둔 기업들에게는 탄탄하고 탁월한 논리, 그리고 그 논리가 밑바탕이 된 통찰과 직관이 있었다는 것이 그의 생각이다. 그의 관심사는 경제, 경영 분야를 넘어 문학과 역사, 철학, 대중문화에 이르기까지 매우 다양하다. 그리고 그 속에 등장하는 사건과 대상들의 뒤에 숨은 논리와 메시지, 교훈을 발견하는 데에도 탁월하다. 이 책에는 그가 지금까지 체험하고 읽고 사색하면서 찾아낸 삶의 교훈을 독자 개개인의 인생에 적용하는 비결이 담겨 있다. 비교와 경쟁으로 힘들어하는 청년들에게 위로와 격려의 메시지를 전하는 것은 물론, 앞으로의 삶에서 ‘무엇을 하며’ ‘어떻게 살아야 하는지’ 구체적으로 실천할 수 있는 논리와 지혜를 전하고 있다. "다른 사람이 성공하도록 돕는 것이 나의 인생관이다."라고 말하는 그의 오랜 경험과 노하우가 담긴 이 책이 미래를 고민하는 청년들의 인생에 작은 등불이 되어줄 것이다. 지은 책으로 ?기획이란 무엇인가??떨지마라 떨리게 하라?가 있으며, 번역한 책으로 ?회의혁명??미래를 읽는 사람 못 읽는 사람?이 있다.
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