수십 장 분량의 보고 내용, 어떻게 한 장으로 압축해야 할까?
삼성, LG, CJ 등 100개 기업에서 기획, 보고 강의를 진행하며 강의 현장에서 한 장 보고서 쓰기에 대한 수많은 좌절과 하소연을 접해온 박신영이 업무 간소화를 외치며 보고서는 한 장으로 쓰자고 하는데, 어떻게 써야 하는지 누구 하나 가르쳐주는 이 없어 고군분투 중인 직장인들을 위해 한 장 보고서, 즉 원 페이지 보고서(One Page Report·OPR) 쓰기의 모든 것을 담은 『한 장 보고서의 정석』.
‘한 장 보고서’란 무엇인지, 그 안에 어떤 내용을 담아야 하는지, 핵심만 간추리려면 어떻게 해야 하는지, 구조는 어떻게 짜야 하는지, 문장은 어떻게 써야 하는지 등등 모든 노하우를 담아냈다. 저자는 보고서를 쓸 때 늘 보고의 목적을 상기하고 있어야 한다고 조언하고, 핵심 요약을 노련하게 하기 위한 방법으로 ‘3가지 핵심 파악 질문법’을 강조한다. 또 저자가 실제 보고 상황을 일일이 가정해 직접 작성한 8가지 유형별 보고서 작성법과 26종류나 되는 ‘한 장 보고서’의 예시들을 통해 앞서 간추린 핵심 내용들을 어떤 구조로 보고서에 담아야 하는지 구체적으로 보여준다.
덧붙여 이 책은 전달 효율을 높이기 위한 한 가지 방법으로 보고서용 문장 쓰는 법도 상세하게 알려준다. 문장의 영역만이 아닌 보고서용 그래프 작성하는 법, 올바른 숫자 표기 방식, 상황에 따른 구어체나 문어체의 선택 여부, 심지어 축약어 사용법에 이르기까지 다양한 내용들을 담아 실전에서 ‘한 장 보고서’를 작성하는 데 유용하게 활용할 수 있도록 했다.
“보고서, 대체 어떻게 한 장에 담나요?”
원 페이지 보고서 시대,
쉽게 쓰고, 빨리 쓰고, 핵심만 전달하는
진짜배기 보고서 작성법!
★ 10만 독자가 선택한 《기획의 정석》 《제안서의 정석》을 이은
최고의 시리즈 <기획 교과서> 3탄 ★
한 장만 쓰면 되는데!
이걸 몰라 오늘도 야근하는 직장인들을 위한 한 장 보고서 입문 교과서!
매일 반복되는 수십 장의 보고서 쓰기. 컴퓨터 앞에 앉기도 전에 이미 당신은 지쳐 있다. 마음을 다잡고 오랜 사투를 벌인 끝에, 상사의 눈앞에 정성이 가득 담긴 보고서를 들이민다. 그러나 어김없이 들려오는 상사의 한마디, “이게 대체 뭔 소리야? 다시 써 와!”
대체 보고서는 어떻게 써야 할까?
쉽게 쓰고, 금방 쓰고, 한 번에 통과되는 보고서란 정말 존재하지 않는 것일까?
삼성, LG, CJ 등 100개 기업에서 기획, 보고 강의를 진행하는 저자 박신영은 강의 현장에서 ‘한 장 보고서’ 쓰기에 대한 수많은 좌절과 하소연을 접한다. 직장인들이 공통적으로 겪는 문제는 다음 3가지다.
1. 요약: 한 장으로 줄이라는데 50장을 도대체 어떻게?
2. 구조: 보고서 쓰려니 목차부터 깜깜해
3. 문장: 머릿속 생각이 짧게 정리가 안 돼
다들 “한 장으로 쓰자!”고 외치지만 어떻게 써야 하는지 누구 하나 가르쳐주는 이 없어 고군분투 중인 직장인들을 위해, 우리 시대 최고의 ‘기획 멘토’ 박신영이 ‘한 장 보고서’ 쓰기의 모든 노하우를 이 책 한 권에 집대성했다.
보고간소화 시대, 한 장이면 충분해!
직장인들이라면 누구나 보고서를 쓴다. 그리고 아마 다들 공감할 것이다. 보고서 쓰는 게 얼마나 고된 일인지! 하루에도 몇 번씩 벌어지는 보고서 쓰기와의 전쟁. 어떤 내용이든 일단 다 ‘때려 박으면’ 뭔가 있어 보이던 시절, 수십 장씩 열심히도 써댔다. 그러나 요즘은 정부 부처부터 기업, 금융권에 이르기까지 보고간소화를 통해 업무 효율성을 높이고자 한다. 이제 그저 많이 쓰기만 하는 것은 죄다. 보고자도 힘들고 피보고자는 더 피곤한 장문의 보고서는 그야말로 퇴출 1순위다. ‘한 장 보고서’, 즉 원 페이지 보고서(One Page Report·OPR) 시대가 찾아온 것이다. 그러나 다들 업무 간소화를 외치며 보고서는 ‘한 장’으로 쓰자고 하는데, 도대체 수십 장 분량의 보고 내용을 어떻게 한 장으로 압축해야 할지는 모르겠다.
저자 박신영은 이러한 어려움을 겪는 많은 직장인들에게 사막의 오아시스, 가뭄 속 단비가 되어주고자 했다. ‘한 장 보고서’란 무엇인지, 그 안에 어떤 내용을 담아야 하는지, 핵심만 간추리려면 어떻게 해야 하는지, 구조는 어떻게 짜야 하는지, 문장은 어떻게 써야 하는지 등등 원 페이지 보고서 쓰기의 모든 것을 이 책에 충실히 담았다.
특히 저자는 이 책이 다음 3가지 유형의 사람들에게 가장 도움이 된다고 밝힌다. 1. 한 장 보고서를 처음 시작하는 사람, 2. 자기 전문 분야 연구하느라 전달의 기술에는 크게 신경 쓰지 못했던 사람, 3. 의사결정자 혹은 리더. 즉 이 책은, 한 장 보고서를 써본 적이 전혀 없는 ‘쌩초보’, 주위에 마땅히 한 장 보고서 쓰기를 물어볼 만한 사람이 없는 직장인, 업무 분야에 있어서는 매우 탁월하지만 소통과 전달에는 어려움을 겪는 사람들, 효율적이지 않은 보고서 업무에 피곤함과 회의를 느끼는 많은 리더들을 위한 책이다. 한마디로, 보고서 쓰기와 관련된 모든 사람들에게 이 책은 반드시 봐야 할 필독서다.
핵심 정리부터 문장 전달력까지 원 페이지 보고서의 모든 것!
일단 이 책은 보고의 중요성부터 강조한다. ‘보고는 회사의 언어’다. 사람이 아무리 좋으면 뭐하나? 업무 전달이 제...대로 안 되는데! 아무리 똑똑한 사람도 자신의 생각을 회사의 언어로 바꾸지 못한다면 업무에서 좋은 평가를 받을 수 없는 것은 당연하다. 또한 일 자체의 진행에도 차질이 생긴다. 효율적인 전달 능력 없이는 업무 능력을 온전히 발휘할 수 없다. 거기에 더해 보고력은 다른 업무의 기반이 된다. 문서 작성, 미팅, 발표, 업무 관련 대화 등등 보고가 필요하지 않은 영역은 없다. 또한 보고받지 못한 정보들로 인한 손해, 늦은 보고로 인한 회사 차원의 큰 손실도 빼놓을 수 없다. 그렇다면 이렇게 중요한 보고를 대체 어떻게 하는 것이 가장 효과적일까? 복잡한 생각과 긴 글을 ‘한 장 보고서’에 어떻게 정리해야 할까?
저자 박신영은 이 책에서 ‘한 장 보고서’를 쓸 때 필요한 역량 3가지를 중심으로 원 페이지 보고서에 관한 모든 것을 세심하고 구체적으로 풀어놓는다. 핵심 내용을 명쾌히 요약할 수 있는 핵심 파악 방법, 복잡한 생각을 선명하게 구조화할 수 있는 방법, 그리고 짧고 명확한 문장으로 쓰는 방법, 다시 말해 핵심, 구조, 문장에 관한 설명이 바로 그것이다. 무엇보다 저자는 보고서를 쓸 때 늘 보고의 목적을 상기하고 있어야 한다고 조언한다. 그래야 횡설수설하지 않고 할 말만 깔끔히 전달할 수 있다는 것이다. 이에 반드시 ‘결론 한 문장 연습하기’를 훈련하라고 권한다. 책 속에 자세한 방법이 제시되어 있다.
또한 핵심 요약을 노련하게 하기 위한 방법으로 ‘3가지 핵심 파악 질문법’을 강조한다. 결론부터 이야기하고 그 후 상황(문제)과 요청사항을 순서대로 이야기는 하는 ‘결론 정리 질문법’, 복잡한 상황을 먼저 보고하고 요청을 전달하는 ‘요점 정리 질문법’, 문제점과 원인, 제안을 순서대로 이야기하는 ‘제안 정리 질문법’이 그것이다. 결론을 중요시하는 상사에게 보고하거나 시간이 지날수록 집중력이 떨어지는 회의석상에서는 결론 먼저 이야기하는 결론 정리 질문법이 유용하다. 요점 정리 질문법은 상황을 보고할 때 적합하고, 제안 정리 질문법은 상대방에게 내 제안을 설득시켜야 할 때 유용하다. 이 3가지 종류의 질문법을 습관화하면 아무리 긴 글이나 긴 말도, 핵심만 요약하는 게 수월해진다. 이 3가지 질문법을 훈련하기 위해 저자는 윤종신의 「좋니」, 김건모의 「사랑이 떠나가네」, 자이언티의 「꺼내 먹어요」 등의 노랫말을 통해 질문법의 강점과 사용법을 알아본다.
저자가 실제 보고 상황을 일일이 가정해 직접 작성한 유형별 보고서 작성법 8가지도 매우 유용하다. 보고 목적에 따라 검토 결과 보고서, 상황 보고서, 업무 개선 보고서, 제안 보고서, 계획 보고서, 출장 보고서, 회의 보고서, 결과 보고서 등 무려 26종류나 되는 ‘한 장 보고서’의 예시들을 통해 앞서 간추린 핵심 내용들을 어떤 구조로 보고서에 담아야 하는지 구체적으로 보여준다. 거기에 덧붙여 이 책은 ‘전달 효율’을 높이기 위한 한 가지 방법으로 보고서용 문장 쓰는 법도 상세히 일러주고 있다. 특히 문장의 영역만이 아닌 보고서용 그래프 작성하는 법, 올바른 숫자 표기 방식, 상황에 따른 구어체나 문어체의 선택 여부, 심지어 축약어 사용법에 이르기까지 실로 다양한 내용들로 가득하다. 저자가 제시하는 이 10개의 보고 문장 팁들은 실전에서 ‘한 장 보고서’를 작성하는 데 매우 유용한 사례가 된다.
‘한 장만 쓰면 되는데!’ 그걸 몰라 매일 밤늦도록 야근하는 많은 직장인들, ‘한 장 보고서’ 쓰기에 대한 모든 것이 궁금한 사람들, 그들 전부에게 이 책을 강력히 추천한다.
감사의 말
프롤로그 보고 피로 좀 풀어봅시다
Report 1 왜 ‘까이는가’?
Report 2 핵심 요약
1. 핵심만 뭘 줄이지?
2. 핵심 요약 기술: 3가지 핵심 파악 질문법
Report 3 구조 정리
1. 구조는 어떻게 잡지?
2. 8가지 유형별 보고서
Report 4 보고 문장 tip 10
1. 개조식
2. 범주화
3. 쪼개기
4. 제목
5. 명사형 정리
6. 객관적 근거
7. 숫자와 그래프
8. 구어체 Vs. 문어체
9. 축약어
10. 2가지 보고 센스
에필로그 건투를 빕니다
‘제발 보고서는 한 장으로 쓰자!’는 회사들이 많아지고 있다. 수십 장의 보고서 때문에 쓰는 보고자도, 읽는 피보고자도 너무 피곤하기 때문이다. 피보고자는 “이 많은 걸 언제 다 읽냐”, 보고자는 “이 많은 걸 언제 다 쓰냐”라며 분노하고 있다. 그래서 양쪽이 마음 모아 외쳤다.
“우리 한 장으로 쓰자!”
“그래!” 하고 책상 앞에 앉았는데, ‘어떻게’ ‘무엇부터 써야 하지’ 난감하다. 그래서 ‘한 장 보고서’에 들어갈 핵심은 어떻게 파악하는지, 구조는 어떻게 짜야 하는지, 문장은 어떻게 써야 하는지 등의 방법을 공유하고자 이 책을 썼다.
― ‘프롤로그’에서
한 장 보고서는 더 쉽게 ‘까일’ 수 있다. 있는 자료 다 ‘때려 박아서’ 아주 길게 보고서를 만들면, “앗. 말씀하신 그것은 여기에 있습니다” 같이 운 좋게 하나라도 얻어 걸리는 상황이 연출될 수 있지만(물론 상대가 그걸 다 읽는다면), 한 장 보고서는 모든 내용이 한눈에 보이니 더 쉽게 까일 수 있다. 그렇담 뭣 때문에 까이는 거지? 까일 때 자주 등장하는 말을 추려보면 그 이유를 알 수 있다.
? 핵심이 없네: 말은 많은데 핵심 부재.
? 두서가 없네: 글만 빽빽하고 구조 부재.
? 소설 쓰니?: 상상은 풍부하나 팩트 부재.
? 그래서 어쩌라고?: 의미는 거창하나 액션 플랜(action plan) 부재.
그렇다. 상사가 원하는 이 4가지가 없어서 까인다.
― Report 1. 왜 ‘까이는가’에서
실컷 말했는데 “그래서 결국, 말하고자 하는 게 뭐야?”라는 답을 듣거나 혹은 한참 말하는 중에 “됐고, 결론이 뭐야?”란 질문을 많이 듣는 사람, 내가 이야기하면 할수록 상대방의 표정이 복잡해지고 굳어져서 마음이 어려운 사람들에게 도움이 되는 질문법, 무조건 ‘What First’다.
한마디로 ‘So What? 결론이 뭐야?’부터 묻고 시작하는 거다. 그리고 ‘Why so? 근거는 뭐야?’를 묻는 거다. ‘So what? ↔ Why so?’는 맥킨지 질문법으로 유명하다. “뭐? 그게 왜?” 혹은 “왜? 그래서 뭐?”를 반복해서 물으며 핵심을 정리해가는 것이다. 그런데 보고는 결국 실행이 필수적이기에 ‘그래서 어떻게 할 것인지(How)?’를 추가해서 정리해야 한다.
― Report 2. ‘핵심 요약’에서
보고의 목적은 ‘알림’이다. 그렇다면 ‘보고’의 성과는 뭔가? 목적이 ‘알림’이니 알아들었으면 성과가 있고, 못 알아들었으면 성과가 없는 것이다. 내가 실컷 말했는데, ‘앞사람이 못 알아들었다? 나는 잘 말했는데, 상대방이 바보 같아서 못 알아들었다’의 경우는 나의 똑똑함과 무관하게 성과가 없는 경우다. 그러니 어쨌든 내가 똑똑하게 보이는 것보다 결국 상대가 알아듣게 말하는 게 중요하다. 당연히 ‘내가 쓰고 싶은 것’, ‘내가 아는 것’이 아니라 ‘네가 궁금한 것을’ 알려야 한다. 그래서 보고의 구조는 네(상사, 피보고자)가 궁금한 것을 네가 알고 싶은 순서대로 쓰는 것을 말한다. 너무나 당연하다.
― Report 3. ‘구조 정리’에서
보고는 소설이 아니므로 객관적 표현을 기반으로 작성해야 한다. ‘객관적’의 뜻을 찾아보면 다음과 같다.
‘자기와의 관계에서 벗어나 제3자의 입장에서 사물을 보거나 생각하는, 또는 그런 것.’ 내 생각, 내 감정만을 이야기하는 것은 1차적이므로 제3자의 입장에서의 어떤 것, 예를 들면 다음의 3가지가 필요하다.
1. 구체적 데이터 제시
매출이 매우 좋았다 → 매출이 작년 대비 30% 증가
몸이 차면 건강에 안 좋다 → 체온 1도 내려가면 면역력 30% 떨어진다
2. 비교 기준 제시
이는 매우 높은 수치로 → 이는 선진국 5개 비교 시 2위에 해당하는 매우 높은 수치로
이는 상당히 좋은 결과 → 지난해 동기 대비 23% 높은 좋은 결과
3. 판단 기...준 제시
긍정적 반응 얻음 → 100명 대상 설문조사 결과 ‘72% 매우 긍정적’ 만족감 표현
내 생각에 이렇다 → 이쪽 권위자 에 따르면/ 책 에 따르면/ 박사에 따르면 이렇다
이게 효과가 있다 → A, B, C의 사례에서 효과가 입증되었다.
― Report 4. ‘보고 문장 tip 10’에서
박신영 [저]
머릿속 생각이 너무 많았습니다. 실컷 말했는데 “뭔 소리야?”란 말 참 많이도 들었습니다. 힘이 빠지기도 했고 억울하기도 했지만, 못 알아들을 수밖에 없는 상대를 조금씩 이해하게 되었습니다. 방법을 고심하다가 내 생각을 한 장의 도식으로 정리하기 시작했습니다. 지금은 나와 같은 어려움을 겪는 이들에게 이 기술을 공유하며 살고 있습니다. 삼성, LG, 현대, SK, 포스코, Naver, CJ, 월드비전 등 기업과 스타트업, 사회적 기업 대상으로 11년째 기획 강의를 하고 있습니다. ‘기획 교과서’ 시리즈인 『기획의 정석』, 『제안서의 정석』, 『한 장 보고서의 정석』을 출간했습니다. 이 책들은 배운 적 없지만 해내야만 하는 눈물겨운 직장인들의 지지를 받으며 입소문을 타고 20만 권 이상 팔리는 스테디셀러가 되었습니다.
前) 서울예술대학교 외래교수 前) 폴앤마크 이사 前) 대통령직속 청년위원회 위원 前) 문화체육관광부 코리아콘텐츠랩 자문위원 前) 서울시 도시계획과 도시 플랜 자문 前) 제일기획 AP전략그룹 출강 문의 | 기획스쿨 www.planningschool.co.kr
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