우리 조직은 어떻게 일하고 있을까? 이제는 한 번쯤 점검해 볼 때!
1990~2000년대의 업무 환경을 보면 커뮤니케이션은 전화나 이메일, 문서 작성은 워드와 파워포인트, 파일 관리는 담당자의 PC, 프로젝트 관리는 엑셀, 일정 관리는 탁상형 종이 달력을 썼다. 한참 전의 전통적인 업무 방식처럼 보이는 이런 모습이 지금까지도 이어지고 있다면?
PC 못지않은 성능의 스마트폰과 태블릿이 넘쳐나고, 여러 편리한 소프트웨어들이 출시되고 있음에도 여전히 전통적인 방식으로 일 처리를 하는 곳이 적지 않다. 경쟁자가 없다면 다행이지만, 치열한 경쟁 속에서 과거의 방식에 얽매여 일한다면 효율성도 생산성도 떨어지고, 결국 경쟁에서도 밀리게 될 것이다. 지금이라도 당장 우리 조직의 현 상황을 파악하는 진단 단계부터 처방, 치료, 재활 과정을 거쳐 경쟁력 있는 조직이 되기 위한 업무 방식 개선 프로젝트에 첫발을 내디뎌 보자.
1. 우리 조직의 현재 상태를 파악할 수 있다
저자는 협업 도구 전문 컨설턴트로 다양한 업종에서 컨설팅을 진행하고 있다. 그런 저자의 노하우가 반영된 체크리스트를 활용하여 현재 업무 방식을 진단할 수 있고, 나아가 다른 조직의 업무 방식 사례와 컨설팅 내용을 보면서 우리 조직의 현재 상태와 개선할 방향을 판단할 수 있다.
2. 클라우드와 SaaS를 알면 효율성이 보인다
개별 PC에서 NAS를 거쳐 지금은 클라우드를 이용한 데이터 관리가 기본인 업무 환경이 구축되었고, 사용하는 도구 역시 서비스형 소프트웨어인 SaaS가 주를 이룬다. 흔히 사용하는 노션, 아사나, 잔디, 트렐로 등의 프로젝트 관리 도구가 모두 SaaS에 해당한다. 이 책에서는 주력 분야, 업무 체계 등 다양한 업무 환경에 따라 적절하게 선택할 수 있도록 업무 종류별 대표적인 협업 도구를 선정한 후 각 도구의 주요 특징과 사용 방법 등을 소개한다. 이를 통해 우리 조직에 어떤 도구가 어울릴지 예상할 수 있다.
3. 조직의 형태별 저자의 맞춤 컨설팅을 살펴본다
소규모 조직에 추천하는 도구 조합, 회의 진행의 효율성을 높이는 업무 도구 활용 방법, 프로젝트의 효율성을 높이는 업무 도구 활용 방법 등 조직의 형태 및 주요 업무에 따라 저자가 추천하는 도구 조합과 효율적인 업무를 위한 활용 방향을 제시해 준다. 도구의 사용 방법이 아닌 똑똑하게 일 처리하는 데 도구가 어떻게 쓰이는지를 소개하므로 일잘러가 되고 싶은 직장인에게도 도움이 될 것이다.
이 책의 대상 독자
● 조직의 업무 방식 개선의 필요성을 느낀 팀장급
● 다양한 생산성 향상 도구를 알고 싶은 일잘러
● 똑똑하게 일하는 방법을 알고 싶은 신입 사원
프롤로그 | 업무 도구의 변화 ㆍ 008
[1장 | 진단: 조직의 업무 방식 파악] ㆍ 017
1.1 업무 방식을 어떤 절차로 개선할까? 018
__업무 개선 과정 4단계 019
1.2 우리 조직의 현재 상태를 파악한다 023
__현재 업무 방식 진단 체크리스트 025
1.3 다른 조직은 어떻게 일하고 있을까? 028
__여러 커뮤니케이션 도구를 제각각 쓰는 유학원 028
__담당자가 없으면 업무 상황 파악이 어려운 웨딩 스튜디오 032
__일정 관리에 어려움을 겪는 대학 행정처 035
__협업 도구를 써도 제대로 협업이 되지 않는 이커머스 업체 038
__디지털 업무 전환을 고민하는 컨설팅 회사 043
1.4 왜 기존 업무 방식을 벗어나지 못할까? 046
[2장 | 처방: 주요 협업 도구] ㆍ 055
2.1 클라우드와 SaaS 시스템의 이해 056
__클라우드란 무엇인가? 056
__우리가 주목해야 할 SaaS 059
__SaaS 협업 도구를 도입할 때 우선 고려해야 할 2가지 062
2.2 협업 도구를 선정하는 기준 065
__커뮤니케이션 065
__문서 관리 068
__파일 관리 069
__프로젝트 관리 072
__일정 관리 073
__스타트업이 사용하는 협업 도구의 조건 074
__협업 도구를 선택하는 방법 077
2.3 파일 관리 도구로 협업하기 084
__구글 ...드라이브 084
__원드라이브 090
__네이버 드라이브 095
2.4 문서 작성 도구로 협업하기 102
__구글 문서 작성 도구 102
__마이크로소프트 365 108
__그 밖의 문서 작성 도구 112
2.5 커뮤니케이션 도구로 협업하기 116
__가장 대중적인 업무용 메신저, 슬랙 116
__국내에서 개발하여 친숙한 잔디 125
__마이크로소프트 팀즈 135
__커뮤니케이션 도구를 잘 사용하려면? 142
2.6 프로젝트 관리 도구로 협업하기 146
__거의 모든 업무를 하나로, 노션 146
__단순함으로 승부하는 트렐로 154
2.7 일정 관리 도구 및 기타 협업 도구 살펴보기 159
__대표적인 일정 관리 도구, 구글 캘린더 159
__빠르고 편리한 커뮤니케이션, 화상 회의 165
__여러 기능이 통합된 국내 서비스로 협업하기 168
__프로젝트 관리와 메신저가 합쳐진 도구 171
__디자인 도구로 협업하기 174
[3장 | 치료: 케이스 스터디] ㆍ 181
3.1 소규모 조직에게 추천하는 도구 조합 182
__오래 이용할 수 있는 업무 시스템의 필요성 182
__커뮤니케이션 업무 시스템 갖추기 185
__문서 작성 업무 시스템 갖추기 189
__파일 관리 업무 시스템 갖추기 191
__프로젝트 관리 업무 시스템 갖추기 193
__일정 관리 업무 시스템 갖추기 196
3.2 회의 진행 중 업무 도구로 효율성 높이기 200
__회의 진행을 위한 기본적인 도구 활용 방법 200
__회의 종류에 따라 시간 절약하기 204
3.3 프로젝트 관리 도구로 업무 효율 높이기 207
__필요에 따라 변형할 수 있는 노션 대시보드 208
__거의 모든 자료를 한곳으로 통합하기 215
__빠른 진행 상황 확인을 위한 알림 자동화 219
__프로젝트 관리 도구 선정 시 고려할 10가지 224
3.4 세일즈를 위한 고객 문의부터 계약까지 231
__상담 문의 접수 232
__접수 알림 받기 235
__등록된 접수 정리하기 238
__정상 접수 완료 알림 보내기 239
__미팅 일정 선택하기 245
__미팅 진행부터 미팅 완료까지 250
__전자 계약 및 고객 지원 253
3.5 마케터의 콘텐츠 제작과 협업을 위한 도구 257
__글쓰기에 도움이 되는 도구 258
__목차 생성에 도움이 되는 도구 262
__누구나 할 수 있는 이미지 제작 264
__마케터의 일정 관리 268
__다방면에 도움이 되는 챗GPT 271
에필로그ㆍ재활 | 새로운 협업 도구 정착시키기 ㆍ 283
전시진 [저]
생산성 도구 사용을 취미처럼 즐기고, 새로운 도구가 나올 때마다 철저하게 분석하여, 그 정보를 다른 사람들과 나누기를 좋아한다. 그렇게 생산성 도구에 푹 빠져 살다가 관련 업계에 취업까지 하게 된 생산성 덕후다. 지금은 노션에 심취하여 '노션 한국 사용자 모임'을 운영하고 있다.
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