수천 건의 보고서 검토와 수백 시간의 강의를 통해 탄생한 공무원 ㆍ 공공기관 직원들을 위한 단 한 권의 책!
한 방에 통과하는 보고서 작성의 비법은?
힘들게 얻은 공무원의 자리. 각고의 노력 끝에 들어간 공공기관. 그러나 이 중 상당수가 ‘기획 보고서’라는 말에 부담을 느끼거나 고민을 호소한다. 우스갯소리로 기획의 ‘기’자만 꺼내도 기겁을 하고 ‘획’자를 꺼내는 순간 획 하고 돌아버린다는 말도 있다. 자주 써보지 않았기에 어렵고, 내 아이디어가 기발하지 않은 것 같아 힘들다. 또 기획의 필요성, 중요성 자체를 느끼지 못하는 경우도 있다.
한국능률협회와 캐논코리아에서 약 15년간 기획 업무를 담당하고 이음컨설팅 그룹에서 공무원역량 평가 문제 출제위원으로 활동한 저자가 자기계발서 분야 베스트셀러인《기획의 신》과 《기획서 잘 쓰는 법》에 이어 《보고서의 정석》으로 새롭게 찾아왔다. 이번에는 특별히 공무원과 공공기관 직원들을 위한 ‘기획 보고서의 비밀’을 들고 말이다.
보고서 작성 능력은 단순히 글을 잘 쓰는 것만을 의미하지는 않는다. 정보 수집, 분석, 아이디어, 의사 결정, 소통에 이르기까지 모든 능력의 결집체라고 할 수 있다. 그래서일까? 보고서 쓰는 실력을 보면 그 사람의 업무 능력을 알 수 있다고 한다.
보고서의 중요성은 점점 더 강조되고 있고, 공무원이나 공공기관에서도 역량 평가의 하나로 보고서 작성 능력을 평가 방법으로 채택하고 있다. 그러나 보고서를 작성하는 방법은 생각보다 어렵지 않다. 바로 기획력, 구상력, 표현력을 갖추는 것이다. 이 세 가지 기술만 잘 알아도 한 방에 통과하는 보고서를 작성할 수 있다.
이 책은 기획과 보고서에 관한 입문서다. 이제 막 공직 생활을 시작하는 신규자, 기획서를 쓸 때마다 고민이 많은 주무관, 역량 평가 및 보고서 시험을 대비하는 사람들에게 입문서로서 기획과 보고서에 대한 자신감을 키워 주는 책이 될 것이다.
끝날 때까지 끝난 것이 아니다
공직 생활을 하는 사람이라면 누구나 보고서를 쓴다. 때론 보고서 작성 능력이 업무 평가와 직결되기도 하며 보고서를 못 쓰면 자존심에 상처 날 일도 생기고 야근할 일도 많아진다. 그래서 한 번에 통과되는 보고서는 모든 공무원의 로망이자 목표가 되기도 한다. 하지만 불행히도 한 방에 통과되는 보고서는 세상에 없다. 생각과 입장이 다른 상대방을 설득하는 일은 생각보다 만만치 않기 때문이다.
오죽하면 세상에서 가장 어려운 일이 남의 주머니에서 돈을 꺼내 오는 것과 내 생각을 남의 머릿속에 집어넣는 일이라고 했을까. 물론 어느 정도 경험이 쌓이고 신뢰가 생기면 가능한 일이지만 보고서는 보고 또 보아도 고칠 것이 있고, 보고하고 또 보고해야 통과되는 숙명을 가지고 있다. 그래서 ‘보고’서라고 한다.
보고서 작성의 키는 기획력, 구상력, 표현력
기획 보고서를 작성하는 것이 이토록 어렵고 멀게만 느껴지는 이유는 무엇일까? 이에 대해 저자는 간단하면서도 핵심을 찌르는 분석을 내놓는다. 바로 ‘알기는 아는데, 제대로 모른다’는 것.
훌륭한 기획 보고서 작성에 대한 저자의 해답은 기획력, 구상력, 표현력이다. 기획력에 관한 이야기에서 그는 먼저 많은 사람이 혼용하는 실수를 범하는 ‘기획’과 ‘계획’, ‘문제’와 ‘문제점’의 차이를 속 시원하게 설명하며 기획이 무엇인지에 대한 그만의 이론을 풀어놓는다. 그리고 기획의 핵심의 본질은 ‘무엇’이 아닌 ‘왜’에 있다는 접근법을 제시한다.
이렇게 얻은 기획 아이디어는 정리된 흐름으로 엮어낼 수 있는 구상력을 통해 단번에 이해되고 끝까지 끊김 없이 읽히는 보고서로 탄생한다. 저자가 오랜 직장생활 동안 직접 보고서를 작성하고 검토하며 얻은 결론은 ‘보고서에는 확실한 명분과 실리, 타당한 설득 논리가 있어야 한다는 것’이다. 그는 목차를 구성하고 스토리를 써 내려가는 데 3W1H와 같은 실질적이고 구체적인 이론을 제시하며 ‘현황 - 문제점 - 과제 - 실행 계획’으로 정리되는 보고서의 틀을 세울 수 있도록 도와준다. 또한, 제목과 프레임워크로 확실하게 방점을 찍고, 기대 효과와 장애 요인으로 보고서에 풍미를 더하는 ‘꿀팁’도 잊지 않는다.
마지막 키인 표현력은 구조화 표현력, 문장 표현력, 시각적 표현력으로 세밀하게 구분하여 설명함으로써 완성도를 높일 수 있도록 한다. 장황하게 글만 늘어놓는 보고서는 휴지통으로 직행하기에 십상이다. 저자는 구상력을 통해 쓴 내용이 상사의 머릿속에 쏙쏙 각인되고 공감을 자아낼 수 있도록 구조화할 것을 추천한다. 또한, 문장은 짧고 간결해야 하며 오탈자가 없고 부호를 올바르게 써야 한다고 강조하고, 표와 그림, 차트 등으로 시각적인 효과를 높이는 방법을 설명하며 책을 마무리한다.
적을 알아야 백전백승이라는 말처럼 기획 보고서도 그 실체와 핵심을 제대로 알아야 비로소 잘 쓸 수 있다. 《보고서의 정석》은 여러 ‘보린이(보고서 + 어린이)들에게 한 방에 통과하는 훌륭한 보고서란 무엇이며, 이에 대한 안목과 작성 실력을 키워 보고서 작성의 하수에서 고수로 성장할 수 있게 해주는 지침서가 될 것이다.
프롤로그
내 보고서는 왜 한 방에 통과하지 못할까? 3
PART 1 기획력 12
CHAPTER 1 기획이란 무엇인가 16
1. 기획 vs 계획, 같은 것일까 다른 것일까? 17
2. 기획은 학문이 아니라 일상이다 24
3. 그래서 기획이 한마디로 무엇이야? 33
CHAPTER 2 기획의 두 가지 유형 36
1. 문제Problem가 문제Important다 38
2. 야누스의 두 얼굴, 문제의 두 가지 유형 42
3. 문제의 유형이 기획의 방향을 결정한다 48
CHAPTER 3 기획의 핵심과 본질 56
1. 문제와 문제점을 구분하지 못하면 보고서가 산으로 간다 58
2. 기획의 꽃이자 키, 문제점 65
3. 첫 번째 질문을 ‘무엇’이 아닌 ‘왜’로 바꾸자 77
PART 2 구상력 83
CHAPTER 4 기획 보고서의 스토리 86
1. 3W 1H, 명분에서 시작해서 실리로 끝낸다 87
2. 가장 보편적이고 타당한 설득 논리, 3W 1H 92
3. 기획 보고서 목차 구성 96
CHAPTER 5 기획 보고서의 세부 내용 98
1. 목적 vs 목표, 목적과 목표의 동상이몽 100
2. 보고서의 몸통, 현황 - 문제점 - 과제 - 실행 계획 112
3. 기대 효과와 장애 요인으로 보고서에 풍미를 더한다 136
CHAPTER 6 기획 보고서의 제목 및 프레임워크 144
1. 보고서의 화룡점정, 제목으로 방점...을 찍다 145
2. 기획 보고서, 한 장의 그림으로 정리한다 148
3. 망해 가던 동물원은 어떻게 세계 최고의 동물원이 되었나? 150
PART 3 표현력 155
CHAPTER 7 구조화 표현력 158
1. 구조화인가 비구조화인가, 구조화 사고의 힘 160
2. 구조화 표현의 3가지 패턴: 키워드형, 문장형, 결합형 170
3. 구조화 표현력, 고급 기술 3가지 178
CHAPTER 8 문장 표현력 187
1. 문장의 생명은 정확함에 있다 188
2. 문장은 간결하고 또 간결하게 쓴다 197
3. 문장 부호만 잘 써도 보고서가 간결해진다 204
CHAPTER 9 시각적 표현력 208
1. 도해화 표현으로 상대방의 우뇌를 자극하자 209
2. 본질을 이해해야 표와 차트가 간결해진다 219
3. 보고서 형식도 내용의 일부다 234
에필로그
끝날 때까지 끝난 것이 아니다 242
참고 문헌 및 보고서 246
‘보고서에서 목적과 목표, 문제와 문제점은 각각 어떻게 다른 것일까?’
만약 이 질문에 정확하고 제대로 된 설명이 가능하다면 이 책을 읽지 않아도 좋다. 도움이 되지 않을 것이다. 하지만 정확한 대답이 어렵다면 꼭 한번 읽어 보길 바란다. 기획과 보고서 작성법을 쉽고 재미있게 알려주는 좋은 지침서가 될 것이다. p.6-7
기획에는 정답이 없다. 기획은 가 보지 않은 길을 설계하는 방법이기에 결과를 예측하기가 쉽지 않다. 물론 더 좋은 결과를 만들기 위해 노력하겠지만 아무도 확신할 수는 없다. 소위 뚜껑을 열어 보아야 그 결과를 알 수 있다. 하지만 그만큼 기회는 있다. 비록 지금은 아이디어 단계지만 그 일이 어떤 결과를 만들어 낼지는 아무도 모른다. 정답은 없지만 기회는 있는 것, 이것이 바로 기획이 가진 양면성이자, 기획의 본질이라고 할 수 있다. 기획이 매력적으로 느껴지는 이유이기도 하다. p.23
Why 단계는 보고서의 도입부로서 보고서 작성의 목적 및 필요성을 언급하는 부분이다. 보통 배경이라는 목차로 쓰는데 경우에 따라 추진 배경 또는 목적으로 쓰기도 한다. 현황에는 현재 직면한 상황과 수준, 이로 인한 부정적인 결과를 비롯하여 향후 끼칠 영향까지 작성한다. 마지막으로 이런 현황을 만든 원인에 해당하는 개념, 문제점을 제시하는 것으로 마무리된다. 때로, 문제점이 자명한 경우에는 문제점을 생략하고 작성하기도 한다.
What 단계는 보고서의 본론이자 핵심으로, 문제 해결을 위한 방향과 구체적인 추진 과제를 제시한다. 추진 방향은 추진 전략이라는 개념으로 쓰기도 한다. 기획의 사안이 큰 경우 비전 및 전략 체계 등의 큰 그림을 제시하기도 한다. 과제라는 목차 대신 대안, 정책, 방안 등으로 쓸 수도 있다.
How 단계는 앞서 제시한 과제를 어떻게 실행에 옮길 것인가에 대한 내용이다. 세부적인 업무 계획과 예산, 조직, 일정을 제시한다. 경우에 따라 과제 수행 시 발생할 수 있는 장애 요인과 이에 대한 대응 방안을 쓰기도 한다. 필요하다면 홍보 방안 및 성과 관리 계획 등을 쓸 수도 있다.
So What은 보고서의 마무리 단계로 목표를 현실적이고 명확하게 기술해야 한다. 기획의 실행을 통해 만들어 갈 긍정적인 영향력을 정리하여 기대 효과로 표명하기도 한다. 타 부서의 협조나 규정, 제도 등이 필요한 경우 협조 사항, 행정 사항 등을 쓰기도 한다. p.97
문장 표현력의 핵심을 한마디로 말하면 ‘내가 어떻게 썼느냐가 아니라 상대방이 어떻게 이해했느냐’라고 할 수 있다. 철저하게 상대방의 입장에서, 상대방의 눈높이에서, 상대방의 용어로 오해의 여지 없이 전달하는 것이 중요하다. 그래야 ‘아’라고 말했을 때 ‘어’가 아닌 ‘아’라고 알아들을 수 있다. p.187
초보 기획자는 처음부터 100%를 목표로 해서 쓴다. 하지만 진정한 고수는 50%를 목표로 하고 보고서를 쓴다. 초고를 빠르게 쓴 후 고치고 또 고쳐서 120%의 보고서를 만들어 내는 것이 진정한 고수의 기술이다. 보고서든 글이든 고치면 고칠수록 좋아진다.
이때도 몇 가지 방법이 있다. 모니터보다 출력해서 보는 것이 흐름이나 맥락을 파악하는 데 유리하다. 또한, 보고서를 쓴 직후가 아니라 시간이 어느 정도 지난 후에 다시 볼 것을 추천한다. 그래야 객관적인 검토가 가능하다. 마지막으로, 검토할 때에는 소리 내어 읽어 보는 것이 좋다. p.244-245
임영균 [저]
‘갓기획’ 대표. 연세대학교 교육학과를 졸업하고 한국능률협회와 캐논코리아에서 약 15년간 기획 업무를 담당했다. 이음컨설팅 그룹에서는 공무원 역량평가 문제 출제위원으로 활동한 바 있다. 현재는 기획서 작성, 보고서 코칭, 글쓰기 등의 강의 활동을 하고 있다. 저서로는 『기획의 신』, 『기획서 잘 쓰는 법』, 『너는 참, 같은 말을 해도』, 『보고서의 정석』 등이 있다.
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